Heb je nog verzamelingen van documenten van je werk zoals contracten en belangrijke informatie thuis liggen? Of diploma’s van je kinderen, cijferlijsten of andere Excel bestanden? Over de loop van de jaren kun je heel wat papierwerk verzamelen. Hoe zet je dat makkelijk op de computer?
Hopelijk heb je die document enigszins netjes geordend, anders vind je dat ene document nooit weer… Makkelijk je documenten vinden is één reden waarom tegenwoordig veel meer documenten digitaal worden opgeslagen. Een archief digitaliseren kost echter veel tijd, zeker als je niet precies weet wat je aan het doen bent. Foto’s laten scannen moet weer anders dan een normaal document scannen. Daarbovenop komen nog vragen over AVG en privacy. Toch wil je graag je dossiers snel digitaliseren. Het kan geen kwaad om voor deze taken een bedrijf in te huren die professioneel te werk gaat bij het digitaliseren.
Voordelen van digitaliseren
Een archief digitaliseren heeft nog meer voordelen. Als je bestanden digitaal staan kun je deze gemakkelijk naar andere mensen (collega’s) sturen en ook van hen ontvangen. Je hoeft dan niet het papierwerk zelf mee te nemen naar vergaderingen of via de post te versturen, je kunt het gemakkelijk via de mail doen. Bovendien kun je nu online tegelijkertijd een bestand inzien en zelfs tegelijkertijd bewerken. Zo verhoog je ook nog eens de efficiëntie. Maar eerst moeten de dossiers snel digitaliseren. In het proces wordt een fysiek archief nu omgezet in een digitaal archief. Een archief digitaliseren begint met het scannen van al het papierwerk en documenten en daarna wordt er gezorgd voor privacy en bepaald wie allemaal toegang krijgt tot een archief. Zelf papiertje na papiertje scannen kost veel tijd en vraagt bovendien om goede apparatuur. Als je alleen maar een diploma hoeft te digitaliseren zal ook een normale printer voldoen, om een heel archief te digitaliseren is het inschakelen van professionele hulp een efficiëntere keuze.
Je papierwerk overzichtelijk houden
Je papierwerk op de computer zetten of dossiers snel digitaliseren kost dus best wat tijd en aandacht. Behalve het scannen moet je op de computer nog opslag maken waar je de documenten overzichtelijk kunt bewaren. Zodra dit gelukt is, ben je binnen een paar muisklikken bij de goede documenten en hoef je je nooit meer zorgen te maken over het vinden van dat ene document.
